Na minulé minikonferenci, která proběhla 21. dubna, jsme mluvili o vztahu oddělení HR a IK. Vystoupily dvě zkušené manažerky, Jana Herczeg a Zuzana Novická, které velmi dobře poznaly průniky obou oddělení. Zjistili jsme a na praktickém cvičení si dokázali, že obě oddělení by měla jít ruku v ruce.
Interní komunikace se musí stát manažerem změn!
„Interní komunikace je ve většině firem součástí oddělení komunikace. 22% firem ji má v rámci HR, 14% v marketingu a jen v 12% firmách je jako samostatné oddělení,“ uvedl svůj příspěvek Tomáš Poucha, ředitel IIK. Češi patří v zaměstnání k nejvíce stresovaným národům a to především díky nedostatečné komunikaci a spolupráci mezi kolegy. Tento problém může pomoci změnit interní komunikace, jejímž úkolem je především informování a zlepšení vztahů se zaměstnanci.
Je důležité si uvědomit, že IK má tři úrovně: strategickou, taktickou a operativní. V té strategické by si měla IK podávat ruce s managementem, ale 62% manažerů nevnímá IK jako svého partnera. Je proto potřeba, aby si interní komunikace vydobyla své místo ve firmě a stala se tak skutečným iniciátorem změn. „Staňte se skutečným partnerem pro management,“ zdůrazňuje Poucha. Všechno je totiž o komunikaci, kdy lidský přístup a vedení správným směrem motivuje zaměstnance mnohem víc než peníze.
IK a HR musejí spolupracovat!
„Jedním z největších stresorů je pro zaměstnance nedostatek nebo naopak přebytek informací. Občas se stává, že jich na zaměstnance směřuje tolik, že je ani nečtou, nevěnují jim pozornost a tak ty informace vlastně ani nemají,“ říká Jana Herczeg,zkušená HR manažerka. V její režii jsme si vyzkoušeli praktickou případovou studii, kde byli účastníci minikonference rozděleni do tří oddělení reálně fungující firmy – do HR, IK a na top management. Každé oddělení mělo za úkol vypracovat harmonogram činností na následující rok. Dokázali jsme si, že je naprosto nezbytné, aby oddělení HR a IK úzce spolupracovala.
- Poučení pro IK: je třeba velmi dobře znát zaměstnance a prostředí, aby komunikační nástroje správně fungovaly – bez HR to nejde
- Velmi jednoduché pravidlo: „zvedněte zadek“ a promluvte si s tím druhým oddělením – ušetříte si tak spoustu práce a komplikací
Aby spolupráce opravdu fungovala, je nutné dodržovat určitá pravidla:
- Dejte si vše na jeden “papír”
- Určete si “ASKIC” matici (nebo jakékoli jiné rozdělení odpovědností)
- KOMUNIKUJTE – od začátku, i o menších aktivitách
- Komunikujte pravidelně a v rytmu
- Nezapomeňte, že cokoli se děje interně, má velký dopad navenek – a naopak
BONUS: Nikdy to nezvládnete sami, zapojte nejsilnější spojence – manažery a nadřízené .
Cíl je stejný!
Zuzana Novická, odbornice na IK, se s námi podělila o svoje praktické zkušenosti z doby, kdy v Plzeňském Prazdroji probíhaly rozsáhlé organizační změny. Přitom skvěle zafungovala úzká spolupráce IK a HR. Podle Zuzany Novické obě oddělení musejí fungovat jako partneři, protože mají společný cíl, a měly by tam také panovat dobré vztahy. Při organizačních změnách je třeba si především uvědomit, kdo jsou jednotlivý stakeholdeři. Někoho se změny nemusí dotknout vůbec a pro někoho jsou zásadní. Je tedy zbytečné plýtvat energií na první skupinu a je třeba se zaměřit na tu nejvíce zasaženou. A jaké byly faktory úspěchu?
- Projektový tým
- Společný plán komunikace a řízení změn
- Detailní seznam stakeholderů a rozdělení činností
- Pravidelná revize a vyhodnocování rizik
- Korektní vztahy v týmu
„Je třeba, aby IK a HR držely blízko sebe. Pokud si k sobě získáte i liniové manažery, tak to bude jedině skvěle,“ dodává na závěr Zuzana Novická.
Tato akce již proběhla. Výstupy a prezentace z akce najdete v naší knihovně. Knihovna je pro členy Institutu interní komunikace zdarma. Ostatní nás prosím kontaktujte.
