„No jo, ale tam bude každý jenom kydat špínu“ aneb interní sociální sítě a jak na ně?

 „No jo, ale tam bude každý jenom kydat špínu. To radši nic dělat nebudeme.“ Už jste tohle někdy slyšeli? A jak to máte s intranetem a interními sociálními sítěmi u vás? Využíváte je? Fungují vám? Plánujete je zavést, proč ano, proč ne? A s čím byste potřebovali poradit?

Tyto otázky jsme si položili a probrali na snídani Hands On s těmi nejpovolnějšími, tedy zástupci interní komunikace z předních českých firem.

 Úvodem promluvil Tomáš Poucha, který ukázal pár zajímavých čísel na to, jak je to s postavením interní komunikace v Českých firmách. Z nich jmenujme například to, že 89 % firem nejvíce používá Online média jako konkrétní formu interní komunikace. Z průzkumů však také vyplývá, že nejlepší je zapojit zaměstnance do samotné komunikace, což se nám potvrdilo i v soutěži Grand Prix 2018, ve které značná část oceněných prací získala cenu nebo čestné uznání právě za to, že určitým způsobem zapojili zaměstnance do nastavení interních procesů.

Následovala diskuze s účastníky snídaně, ve které se každý podělil o zkušenosti s fungováním sociálních sítí v jejich společnosti.

Petr Váša, Microsoft

• Někdy je problém s bezpečností a IT, kteří řadu firem limitují tím, jaké nástroje vlastně mohou použít
• Je potřeba diskuse s klientem a snažit se mu přizpůsobit produkty, aby vyhovovaly jeho specifickým potřebám

David Pollner, Moneta

• U nás jsme spustili interní sociální síť Yammer, ale máme s tím špatné zkušenosti – trolling, sdílení informací za hranou, pomlouvání kolegů, HR denně muselo řešit různé „přestupky“
• Vždy ohromný nárůst sociálních sítí, potom rozdrobení na skupiny
• Pozitivní zjištění je, že síť je udržitelná cca do 500 uživatelů. Potom chybí anonymita a lidé se chovají jako na každé jiné sociální sítích a jde to až do extrémů – výpovědi.
• Nám se daří implementace obrazovek a tlak lidí, aby na ně koukali

Jan Vyšehradský, Deloitte

• Dříve jsem pracoval v České spořitelně, kde jsme spustili interní sociální síť Včelín a byl to naprostý fenomén
  • Zapojili se skoro všichni zaměstnanci spořitelny a to i ti, kteřé tam pracovali třeba už 40 let
  • Za 4 roky tam nebyl jediný případ trollingu, nebo pomlouvání
  • Naopak se Včelín stal klíčovým nástrojem IK
  • Pomáhalo to dílčím business procesům – například nefunkční systémy – lidé to napsali na zeď a muselo se to ihned začít řešit.
  • My jsme chtěli, aby tam kydali špínu, protože jinak jí budou kydat na chodbách – my se takhle o těch drbech dozvíme dřív a můžeme na ně nějak reagovat a ovlivnit je
  • Tohle je ohromná příležitost a přidaná hodnota sociální sítě
• Nevím, jak je možné, že by tam nebyly žádné problémy, žádný trolling, nejspíš to bylo něčím ve firemní kultuře
• Bylo to propojené s intranetem, v určité fázi člověk nevěděl, jestli je na intranetu, nebo na Včelíně
• Proč tam lidé chodili?
  • My jako IK jsme je „nutili“ tam chodit nějakým exkluzivním obsahem např. soutěže o hodnotné ceny
  • Skupiny na sdílení zkušeností – poradna excelu, sdílení hypoték apod. – definovali jsme si několik skupin – podle toho jsme udělali členství v určitých skupinách
• Velmi dobře fungovala autocenzura- pokud něco nepatří do diskuse, lidé se usměrní navzájem
• Pokud je nějaká krizová situace, tak je dobré, když si k Včelínu sedne vyšší a střední management a vyjádří se k tomu sám za sebe – normálními slovy
• Zapojili jsme i generálního ředitele – každý týden jsme mu dodávali podporu co by měl okomentovat
• Nefunguje to tak, že spustíme sociální sít a lidi začnou sami komunikovat, tak to není! 3 měsíce jen interní komunikace sdílela obsah

Eva Kubíčková, ČSOB

• Spousta lidí chce někomu poradit a toto je skvělý prostředek, jak to udělat a jak o sobě dát vědět
• Funguje zapojení managementu – najít správného člověka, co za danou stížnost zodpovídá, aby se lidsky k problému vyjádřil
• Osvědčilo se nám, když spouštíme nějakou novou věc – připravit na omezenou dobu diskuzní fórum, kde si můžou lidi navzájem pomáhat

Tomáš Poucha, IIK

• Zadání je 50% úspěchu! Na začátku je potřeba si definovat: Co je systém? K čemu slouží? Zeď nářků? Nebo sdílení nejlepších úspěchů?
• S tím souvisí i jasné vymezení toho, co je v rámci systému úkolem interní komunikace

Tomáš Fiala, Provident

• Zatím máme skupinu na klasickém Facebooku pro současné zaměstnance, která ale moc nefunguje
• Testujeme Yammer – nevyhovuje mi chatování, podporujeme spíše osobní komunikaci

Magdalena Leimerová, Unilever

• Máme velkou spoustu systémů. Když je však nový, tak nevypínáme ty starý. Spousta věcí běží na starých platformách, kde nejdou synchronizovat jednotlivé dokumenty
• Nemáme jasně definované pro koho je to užitečné, jaké jsou benefity, co to usnadňuje…
• To musíme změnit, a musí to vědět vedení,liniový manažeři i řadoví zaměstnanci

Petr Váša, Microsoft

• IT musí být partnerem i IK, musí řešit to, co je přínosem určitých kanálů a systémů

Vladimír Černý, ERU

• Je důležité navázat dobrý vztah s IT (ideálně na bázi – já s něčím pomůžu jim, oni s něčím mě)
• Je potřeba zaangažovat je do změny
• Sedli jsme si a nakreslili na papír, co to má dělat, oni sami potom chodí s tím, jak by se dal systém ještě vylepšit

Eva Kubíčková, ČSOB

• Ano, i nám to velmi dobře funguje
• Je lepší než poslat na 1000 lidí a říct jim, že mají tohle a tohle používat
• Ale zeptat se menšího počtu třeba 20 ti lidí co by jim a jak pomohlo

Jan Vyšehradský, Deloitte

• Musíme mít byznys specifikaci toho, co ten nástroj má umět, vypsali jsme výběrové řízení a pak ho zrušili – protože řešení neuměly to, co jsme požadovali, nebo to uměly, ale k tomu byl další balík věcí, které jsme nechtěli
• Potom jsme šli za našimi IT a to tomu tak tomu fandili, že během měsíce systém sami naprogramovali a spustili + sami ještě přicházeli s nápady, jak ho vylepšit
• Klíčová je specifikace – co to má umět a toho se držet
• Důležitá pro nás byla vazba na intranet – chtěli jsme to s ním až neviditelně provázat
• Zadáním byla změna firemní kultury – ne vojáci co plní příkazy, ale otevřít prostor k diskusi

Na snídani zazněl i strach z toho, jestli na interní sociální síti nebudou zaměstnanci trávit moc času. Zde už je však úkolem manažera pohlídat, zda jsou jeho podřízení dostatečně vytížení.

Magdalena Nucová, Solar Turbines

• Jak zapojit na interní sociální sítě lidi, kteří nemají náplní práce sedět u počítače?
  • Tomáš: řešením je mobilní aplikace, nebo responzivní web, protože k tomu má dnes přístup každý

Shrnutí od Tomáše Pouchy

• Sociální sítě jsou jako Yetti – málokdo ho viděl, ale všichni o tom mluví
• Interní sociální sítě jsou velmi probírané téma, ale nejsou zde žádné pěkné reálné případy
• Obsahem sociálních sítí často je:
  • Pomoc, bestpractices, sdílení emocí
  • Důležitá role top managementu – komunikovat srozumitelně a jasně
  • Lidé mohou a chtějí poradit
• Co se týče systému
  • Na systému by to nemělo stát – je to hodně o zadání – musí být jasné a k něčemu směřovat
  • Zapojit do toho IT, nadchnout ho do projektu
  • Dobře funguje intenzivní spolupráce s menšími skupinami
  • Musíme vědět přidanou hodnotu pro danou cílovou skupinu
• Důležité je to zapojení! Lidi to dělají společně. Pravidla by si měli lidi dávat společně